O portal de Wi-Fi é, muitas vezes, o primeiro lugar em que o hotel coleta dados do hóspede: nome, e-mail, telefone, às vezes data de nascimento e cidade. Isso é um tratamento de dados pessoais, e a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) se aplica a ele por inteiro.
A boa notícia: estar de acordo não exige uma tela de entrada complicada. Exige saber para que cada dado serve e conseguir provar o que o hóspede aceitou.
1. Separe as finalidades
No Wi-Fi, o hotel costuma coletar dados para duas coisas bem diferentes:
- Liberar a internet e identificar quem está conectado — por segurança da rede e para conseguir responder a uma eventual ordem judicial.
- Falar com o hóspede depois — ofertas, campanhas, pesquisa de satisfação, aniversário.
São finalidades distintas e podem ter bases legais distintas (art. 7º). A identificação para segurança da rede tende a se apoiar em bases como o legítimo interesse ou o exercício regular de direitos; o envio de marketing, na maioria dos casos, pede consentimento. Misturar as duas numa caixa só é o erro mais comum.
2. Peça o consentimento do jeito que a lei pede
A LGPD define consentimento como uma manifestação livre, informada e inequívoca para uma finalidade determinada (art. 5º, XII), e diz que autorizações genéricas são nulas (art. 8º, § 4º). Na prática, no portal:
- A autorização para receber mensagens do hotel fica separada do aceite para usar a internet.
- A caixa de marketing não vem marcada. Quem não marcar continua navegando normalmente.
- O texto diz em linguagem simples o que será enviado e por qual canal (e-mail, WhatsApp).
3. Guarde a prova do que foi aceito
Este é o ponto que mais derruba hotéis numa fiscalização: cabe ao controlador provar que o consentimento foi obtido corretamente (art. 8º, § 2º). Não basta ter um texto bonito no portal hoje. É preciso saber, para cada pessoa:
- quando ela aceitou;
- por qual caminho (quarto, e-mail, telefone);
- qual era o texto exato naquele dia.
Se o hotel muda a política de privacidade no ano seguinte, o hóspede de antes aceitou o texto antigo — e é esse que precisa estar guardado.
4. Colete só o necessário
O princípio da necessidade (art. 6º, III) manda limitar a coleta ao mínimo para a finalidade. Antes de colocar um campo novo no portal, pergunte: para que eu vou usar isso? Se a resposta for "talvez um dia", o campo não entra. Cada dado guardado é um dado que pode vazar.
5. Explique e facilite os direitos do hóspede
O hóspede tem direito a informações claras sobre o tratamento (art. 9º) e pode pedir acesso, correção, eliminação e revogação do consentimento (art. 18). No portal e nas mensagens:
- um link para a política de privacidade do hotel;
- o contato do encarregado de dados (ou do canal que responde por isso);
- em toda mensagem de marketing, uma forma simples de parar de receber.
6. Defina por quanto tempo guarda
Os dados devem ser eliminados quando a finalidade termina (art. 16). Defina prazos por finalidade: os registros de conexão, por exemplo, costumam seguir o prazo de um ano do Marco Civil; a base de marketing vale enquanto o consentimento estiver ativo.
Checklist do portal de Wi-Fi
- Aceite de uso da internet separado da autorização de marketing.
- Caixa de marketing desmarcada e opcional.
- Texto curto, claro, em mais de um idioma se o hotel recebe estrangeiros.
- Registro de cada aceite com data, hora, contato e versão do texto.
- Somente os campos que têm uso definido.
- Link para a política de privacidade e contato do encarregado.
- Descadastro fácil em toda mensagem.
- Prazo de guarda definido e expurgo funcionando.
Este artigo é informativo e não substitui a orientação de um advogado ou do encarregado de dados do hotel. Lei citada: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), arts. 5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 16 e 18.